Precificação de consulta: como calcular hora clínica, aluguel, impostos e lucro

Esse cálculo é feito uma vez como base e revisado a cada reajuste de aluguel, insumo ou alíquota. Os passos abaixo mostram como montar a conta do zero, com exemplo em clínica de alta e de baixa ocupação, mesmo que você nunca tenha feito uma planilha de custos antes.

Passo 1: Levante o custo fixo mensal da clínica

Pré-requisito: extrato bancário e notas dos últimos três meses. Tempo estimado: 2 horas.

Some aluguel, IPTU, condomínio, internet, salário fixo da recepção, sistema de gestão, contador e material de limpeza. Esse é o custo que existe mesmo se a agenda ficar vazia no mês.

Erro comum: esquecer despesas anuais como IPTU e seguro, que aparecem uma vez por ano e distorcem a média se não forem divididas por 12.

Passo 2: Calcule o número de horas clínicas disponíveis

Pré-requisito: grade de horários de todos os profissionais que usam a estrutura. Tempo estimado: 1 hora.

Multiplique a quantidade de salas de atendimento pelas horas de funcionamento e pelos dias úteis do mês. Uma clínica com duas salas, 8 horas por dia e 22 dias úteis tem 352 horas clínicas disponíveis no mês, mesmo que a ocupação real seja menor.

Erro comum: usar a capacidade máxima teórica em vez da ocupação média histórica, o que gera um custo por hora artificialmente baixo e um preço final subestimado.

Passo 3: Divida o custo fixo pela hora clínica ocupada, não pela disponível

Pré-requisito: taxa de ocupação real da agenda nos últimos três meses. Tempo estimado: 30 minutos.

Esse passo muda o resultado inteiro conforme a ocupação da clínica, e por isso vale comparar dois cenários com o mesmo custo fixo de R$ 18.000.

Cenário de baixa ocupação (60%): das 352 horas disponíveis, 211 horas são ocupadas. O custo fixo por hora fica em R$ 85,31 (R$ 18.000 ÷ 211).

Cenário de alta ocupação (85%): das mesmas 352 horas disponíveis, 299 horas são ocupadas. O custo fixo por hora cai para R$ 60,20 (R$ 18.000 ÷ 299).

A diferença de R$ 25,11 por hora entre os dois cenários mostra por que duas clínicas com o mesmo aluguel podem precisar de preços de tabela bem diferentes. Dividir o custo fixo pela hora disponível, e não pela ocupada, é o erro que mais gera preço abaixo do custo real, sobretudo em consultório novo ou em horário de baixo movimento.

Erro comum: ignorar sazonalidade, como dezembro e janeiro, e usar a média anual completa como se fosse constante todo mês.

Passo 4: Some o custo variável de cada consulta

Pré-requisito: lista de materiais de consumo por tipo de atendimento. Tempo estimado: 1 hora.

Inclua luvas, campo descartável, material de escritório da ficha, taxa de cartão de crédito e a comissão paga ao profissional quando o modelo é repasse por percentual. Esse valor varia por especialidade e por procedimento, então vale separar por tipo de consulta se a clínica atende mais de uma especialidade.

Erro comum: tratar o custo variável como desprezível porque é pequeno por unidade, sem perceber que ele se acumula em centenas de atendimentos por mês.

Passo 5: Aplique a carga tributária do regime da clínica

Pré-requisito: enquadramento tributário confirmado com o contador (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real). Tempo estimado: 1 hora com o contador.

A maioria das clínicas de pequeno e médio porte opera no Simples Nacional, com a receita de serviços de saúde caindo no Anexo III ou no Anexo V, conforme a Lei Complementar 123/2006, que fixa alíquota inicial de 6% no Anexo III e de 15,5% no Anexo V sobre a receita bruta anual até a primeira faixa.

O enquadramento entre os dois anexos depende do fator R, e o cálculo é simples de fazer na prática:

1. Some a folha de pagamento (salários, pró-labore e encargos) dos últimos 12 meses.
2. Some a receita bruta total dos mesmos 12 meses.
3. Divida a folha pela receita: fator R = folha ÷ receita.
4. Se o resultado for igual ou maior que 28%, a clínica tributa pelo Anexo III, com alíquota inicial mais baixa. Se for menor que 28%, cai no Anexo V.

Uma clínica com receita de R$ 40.000 no mês e folha de R$ 12.000 tem fator R de 30% (12.000 ÷ 40.000), o que garante o Anexo III. Se a mesma clínica reduzir a folha para R$ 9.000, o fator R cai para 22,5% e ela migra para o Anexo V, com alíquota inicial mais alta. Some a isso a emissão da nota fiscal de serviço, que incide sobre cada consulta faturada.

Erro comum: usar a alíquota nominal da tabela sem calcular o fator R todo mês, o que pode levar a clínica a pagar mais imposto do que deveria ou a se enquadrar errado por até 12 meses seguidos.

Passo 6: Defina a margem de lucro e teste o preço final

Pré-requisito: os cinco passos anteriores fechados em planilha. Tempo estimado: 1 hora, mais acompanhamento de 30 dias.

Somados custo fixo por hora, custo variável, impostos e a margem desejada, chegue a um preço de tabela. Depois, teste esse preço em uma faixa de agenda antes de aplicar para toda a base: ofereça o novo valor para pacientes novos por 30 dias e compare a taxa de conversão com o preço antigo.

Quando o preço muda na virada do mês, vincular o novo valor ao agendamento evita que a recepção cobre valores diferentes por engano em horários da mesma agenda. Na Salte, o preço da consulta fica associado ao tipo de agendamento e segue direto para a emissão da NFS-e, o que reduz a chance de divergência entre o que foi combinado e o que é cobrado no caixa.

Erro comum: aumentar o preço de toda a agenda de uma vez, sem medir o impacto na taxa de ocupação, o que pode reduzir o volume de consultas mais do que o aumento de margem compensa.

Exemplo numérico comparado

Esses números são ilustrativos e cada clínica precisa recalcular com seus próprios custos, sua ocupação real e seu enquadramento tributário confirmado com o contador.

Quando revisar a precificação

A revisão não espera o fim do ano. Alguns gatilhos exigem recálculo imediato, e o restante segue calendário fixo.

• Aluguel reajustado acima de 5% no contrato de locação.
• Custo de insumos e materiais de consumo subindo mais de 3% em relação ao último levantamento.
• Mudança de alíquota ou de anexo do Simples Nacional, inclusive por variação do fator R entre um período de apuração e outro.
• Contratação de novo profissional que altera a folha de pagamento e, por consequência, o fator R.
• Mesmo sem nenhum desses gatilhos, revisar a planilha completa a cada seis meses é o intervalo mínimo recomendado, porque custo fixo, ocupação e carga tributária mudam de forma incremental e passam despercebidos mês a mês.

O Brasil tinha mais de 400 mil estabelecimentos de saúde cadastrados no Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde, o que ajuda a entender por que pequenas diferenças de precificação e ocupação decidem a saúde financeira de uma clínica em um mercado com tanta oferta.

O que fazer esta semana

Abra uma planilha simples com os seis passos acima usando os números reais da sua clínica do mês anterior, incluindo a taxa de ocupação real e não a capacidade teórica. Leve o resultado para o contador antes de qualquer reajuste, porque a alíquota efetiva do Simples Nacional muda conforme a folha de pagamento e o fator R do período, e marque no calendário a próxima revisão para dentro de seis meses.