Repasse para médico: como calcular, descontos legais e modelo de contrato

O que você precisa antes de começar a calcular

Antes de abrir a planilha, reúna cinco itens: o regime tributário da clínica (Simples Nacional ou Lucro Presumido), a tabela de procedimentos por profissional, o contrato de parceria ou prestação de serviço já assinado, o relatório de faturamento por profissional separado por particular e por convênio, e a informação de como o profissional emite nota (CNPJ próprio ou pessoa física autônoma). Sem esses cinco pontos, qualquer cálculo de repasse fica sujeito a retrabalho.

Passo 1: escolha o modelo de repasse certo para a clínica

Tempo estimado: 30 minutos de conversa com o profissional. Erro comum: copiar o percentual de outra clínica sem calcular o custo fixo da sala, do insumo e da equipe de apoio.

Existem três modelos usados na prática, cada um com vantagem e risco diferente.

Passo 2: levante o faturamento bruto do profissional, por particular e por convênio

Tempo estimado: 1 hora por profissional a cada mês, menos quando o sistema já separa os valores. Erro comum: somar o valor da guia TISS antes da glosa ser resolvida, o que infla o repasse e depois obriga a clínica a fazer um desconto retroativo difícil de justificar para o profissional.

Separe sempre três colunas: valor da consulta particular, valor da guia enviada ao convênio e valor efetivamente pago pelo convênio depois de glosas. Só a terceira coluna entra na base de cálculo do repasse de procedimento feito por convênio. Na Salte, o financeiro já separa o faturamento por profissional e por convênio automaticamente, sem precisar exportar planilha para fechar esse número todo mês.

Passo 3: aplique os descontos legais retidos na fonte

Tempo estimado: 20 minutos por cálculo manual. Erro comum: esquecer a retenção de INSS quando o profissional é pessoa física autônoma, e não pessoa jurídica.

Se o profissional presta serviço como pessoa jurídica optante pelo Simples Nacional, a clínica não retém INSS nem IRRF sobre o repasse: a tributação já está embutida na alíquota do Anexo III, que começa em 6% sobre a receita bruta anual até R$ 180 mil, conforme a Lei Complementar nº 123/2006. Confirme o regime do profissional antes de aplicar qualquer retenção, porque cobrar INSS e IRRF de quem já é PJ é erro de cálculo, não escolha.

Passo 4: aplique os descontos contratuais de estrutura e insumo

Tempo estimado: 10 minutos, porque o percentual já deve estar definido em contrato. Erro comum: cobrar taxa de administração, aluguel de sala ou material sem previsão escrita, o que abre espaço para o profissional contestar o desconto depois.

Os descontos contratuais mais comuns são taxa de administração (recepção, agenda, marketing), aluguel proporcional da sala e reposição de insumo consumido no procedimento. Cada um desses três precisa aparecer como cláusula separada, com percentual ou valor fixo definido, não como um desconto genérico chamado apenas de "taxa da clínica".

Passo 5: calcule o valor líquido do repasse com um exemplo

Tempo estimado: 15 minutos por profissional, depois de ter os passos 2, 3 e 4 prontos. Erro comum: aplicar o percentual de repasse sobre o valor bruto da guia de convênio antes de descontar a glosa, e não sobre o valor líquido recebido.

Exemplo com consulta particular de R$ 300: desconto de ISS de 5% (R$ 15) deixa R$ 285 de base. Se o contrato prevê repasse de 60%, o profissional recebe R$ 171 e a clínica retém R$ 114 para cobrir estrutura. Em procedimento pago por convênio, o cálculo é o mesmo, mas a base é o valor líquido após glosa, não o valor da guia enviada.

Passo 6: formalize o modelo em contrato de prestação de serviço ou parceria

Tempo estimado: 1 a 2 semanas, contando revisão com advogado. Erro comum: contrato verbal ou genérico que não prevê o que fazer quando o convênio glosa um procedimento depois que o repasse já foi pago ao profissional.

O contrato precisa ter, no mínimo, seis cláusulas: percentual ou valor do repasse por tipo de atendimento, prazo de pagamento (dia fixo do mês), regra de desconto em caso de glosa retroativa, forma de reajuste do percentual, prazo de aviso para rescisão e obrigação de cada parte quanto à emissão de nota fiscal. Sem essas seis cláusulas, qualquer divergência de cálculo vira discussão informal, não consulta a um documento assinado.

Passo 7: pague o repasse e emita a nota fiscal no mesmo fluxo

Tempo estimado: rotina mensal, em dia fixo definido no contrato. Erro comum: pagar o repasse antes de emitir a NFS-e correspondente, o que gera divergência entre o valor que saiu do caixa e o valor que consta na nota para o contador.

A nota fiscal do profissional (quando ele é PJ) ou o recibo de pagamento autônomo (quando é PF) precisa acompanhar o pagamento, não vir depois. Na Salte, a nota fiscal sai junto com o recebimento do repasse, sem precisar abrir outro sistema para conciliar os dois valores no fim do mês.

O que fazer esta semana

Pegue o contrato de repasse mais antigo da clínica e confira se ele tem as seis cláusulas do passo 6. Depois, separe o faturamento de um profissional dos últimos 30 dias em três colunas (particular, guia enviada, valor líquido do convênio) e refaça o cálculo do zero, aplicando os descontos legais do passo 3 antes do percentual contratual. Se o número bater com o que já foi pago, o processo está redondo. Se não bater, o problema está em qual dos sete passos.