Como abrir uma clínica: checklist de passos, prazos e órgãos envolvidos

Este checklist organiza cada item por fase, com quem responde por ele e o que quebra na operação se ele faltar. Sirva-se de guia de acompanhamento, não de lista burocrática solta.

Fase 1: constituição jurídica e fiscal

Antes de qualquer obra ou compra de equipamento, a clínica precisa existir como pessoa jurídica com CNAE compatível com atividade de saúde.

• Definir o tipo societário (empresa individual, sociedade simples ou limitada) e registrar o contrato social na junta comercial ou no cartório de pessoa jurídica. Responsável: contador ou advogado. Se faltar: nenhum órgão sanitário aceita protocolo em nome de pessoa física que presta serviço coletivo de saúde.
• Obter o CNPJ e escolher o CNAE de atividade médica, odontológica ou de outros serviços de saúde por meio da Redesim, integração que unifica o registro entre juntas comerciais, prefeitura e Receita Federal. Responsável: contador. Se faltar: a clínica não abre conta bancária PJ nem emite nota fiscal.
• Enquadrar o regime tributário, avaliando o Simples Nacional previsto na Lei Complementar 123/2006 contra lucro presumido. Responsável: contador. Se faltar: a clínica paga imposto pelo regime padrão, geralmente mais caro para prestador de serviço de saúde de porte pequeno.
• Registrar a empresa e o responsável técnico no conselho de classe (CRM, CRO ou conselho equivalente) antes de anunciar atendimento. Responsável: sócio profissional. Se faltar: publicidade da clínica pode configurar infração ética, já que a Resolução CFM 2.336/2023 exige identificação de CNPJ, CRM e diretor técnico em toda peça de pessoa jurídica.

Fase 2: projeto físico e alvará de vigilância sanitária

O espaço físico precisa seguir norma federal antes de a prefeitura ou a vigilância sanitária liberar o funcionamento.

• Elaborar o projeto arquitetônico e de instalações conforme a RDC Anvisa 50/2002, que trata das infrações à legislação sanitária federal quando a norma não é seguida. Responsável: arquiteto habilitado em projetos de saúde. Se faltar: reforma feita sem esse projeto costuma ser refeita depois, com custo dobrado.
• Aprovar o projeto na vigilância sanitária municipal ou estadual antes de iniciar obra ou reforma. Responsável: arquiteto e sócio administrador. Se faltar: a obra pode ser embargada no meio do caminho.
• Solicitar o alvará de vigilância sanitária, etapa detalhada com custo e prazo específicos por município. Responsável: sócio administrador ou despachante. Se faltar: a clínica não pode operar de forma regular, mesmo com equipamento e equipe prontos.
• Verificar exigência de Corpo de Bombeiros (AVCB) e alvará de funcionamento municipal, que costumam correr em paralelo ao sanitário. Responsável: sócio administrador. Se faltar: falta um documento na inspeção final, atrasando a liberação do CNES.

Fase 3: cadastro no CNES e habilitação para convênio

Com o alvará em mãos, a clínica cadastra a unidade física e os profissionais no sistema do Ministério da Saúde.

• Fazer o cadastro da clínica no CNES, incluindo dados da unidade, do responsável técnico e da equipe assistencial. Responsável: gestor da clínica, com apoio da secretaria municipal de saúde. Se faltar: a unidade não existe oficialmente para o sistema de saúde e não pode faturar convênio.
• Vincular cada profissional atendente ao cadastro no CNES com CBO (Classificação Brasileira de Ocupações) e carga horária corretos. Responsável: secretaria ou gestor administrativo. Se faltar: guia de convênio é rejeitada por inconsistência de dados cadastrais.
• Solicitar credenciamento junto às operadoras de convênio desejadas, apresentando CNES ativo e documentação da clínica. Responsável: gestor administrativo ou setor comercial. Se faltar: a clínica só atende paciente particular.
• Configurar o envio de guias no padrão TISS, estabelecido pela ANS para troca de informação entre prestador e operadora. Responsável: setor financeiro ou faturamento. Se faltar: guia enviada fora do padrão é glosada por erro de formato antes mesmo da análise de conteúdo.

Fase 4: prontuário, nota fiscal e rotina de atendimento

Com estrutura, cadastro e credenciamento resolvidos, falta ajustar prontuário, emissão fiscal e atendimento ao paciente antes de abrir a agenda.

• Definir a forma de guarda do prontuário, seguindo a Resolução CFM 1.821/2007 e a Lei 13.787/2018, que trata da digitalização e da guarda de vinte anos a partir do último registro. Responsável: diretor técnico. Se faltar: a clínica corre risco em fiscalização e em eventual disputa judicial futura.
• Se optar por digitalizar o prontuário em papel, seguir os requisitos técnicos do Decreto 10.278/2020, com certificação ICP-Brasil prevista na Medida Provisória 2.200-2/2001. Responsável: diretor técnico e TI. Se faltar: documento digitalizado sem certificado não substitui o original em papel.
• Ajustar aviso de privacidade e formulário de coleta de dados de paciente conforme a Lei 13.709/2018 (LGPD), que trata dado de saúde como dado sensível no artigo 11. Responsável: gestor administrativo, com apoio jurídico. Se faltar: formulário de agendamento pode coletar dado sensível sem base legal, o que gera risco de notificação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
• Configurar a emissão de nota fiscal de serviço (NFS-e) junto ao recebimento, vinculando cada atendimento a um CNPJ e CNAE corretos. Responsável: setor financeiro. Se faltar: a clínica atrasa a emissão e corre risco de multa municipal por nota fora do prazo. Na Salte, a nota sai junto com o recebimento da consulta, sem lançamento manual depois.
• Testar o fluxo de agendamento e confirmação de consulta antes de abrir a agenda ao público, incluindo canal de contato com o paciente. Responsável: recepção e gestor administrativo. Se faltar: a primeira semana de atendimento vira ensaio às cegas, com falha visível para quem está chegando. Na Salte, a confirmação de horário sai automática pelo WhatsApp, sem a secretaria ligar um por um.

O que fazer nesta semana

Separe as quatro fases em uma planilha simples, com data prevista e nome do responsável ao lado de cada item. Comece pelo que trava tudo depois: CNPJ e CNAE corretos. Depois de fechado o alvará, agende o cadastro no CNES para não perder tempo entre a liberação sanitária e o início do faturamento por convênio. Revise o checklist completo de abertura de clínica antes de marcar a primeira consulta.